Antes de tratarmos dos principais pontos na escolha de um BackOffice eficiente, vamos esclarecer sua função e importância para as empresas. BackOffice é o conjunto de sistemas que integram os processos de gestão interna de uma organização, tornando ágeis os procedimentos administrativos. São eles os responsáveis pela automatização de processos manuais, gerenciamento de recursos, integração de dados, ou seja, por toda a “retaguarda” de uma companhia, sendo, portanto, invisíveis aos olhos do consumidor, cliente ou utilizador.
Em um e-commerce, o BackOffice coordena as etapas internas da operação, incluindo controle de estoque, logística, gerenciamento de pedidos, cadastro de produtos, relatórios, planejamento e integração com empresas que realizam análise de risco e processamento de pagamentos por cartões.
Lojas virtuais que não possuem estes sistemas exigem a integração “manual” de todas as etapas do processo, o que o torna, além de trabalhoso e demorado, suscetível a falhas. A implantação de um software de BackOffice assegura a integração automática destas etapas – informações do pedido, estoque, confirmação de pagamento, logística –, tornando muito mais ágil e eficiente o processo de compra e minimizando o risco de erros.
Investir em um bom sistema de BackOffice é tão importante quanto os investimentos em marketing, publicidade e divulgação. Isso porque não adianta ter um número alto de vendas, se a empresa não estiver preparada para processar e entregar os pedidos com agilidade e assertividade.
Para garantir que tudo funcione em plena harmonia e de forma organizada, preparamos algumas dicas importantes para a escolha de um sistema de BackOffice realmente eficaz.
1. Escolha um sistema que possibilite a implantação de mudanças com o mínimo ou nenhum transtorno. Cada novidade introduzida nos processos deve ser interpretada automaticamente pelo BackOffice, sem a necessidade de customização.
2. No gerenciamento dos pagamentos, escolha uma plataforma que permita emitir e baixar boletos bancários utilizando processos de CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária) e passar os cartões de crédito e débito. Além disso, é importante a integração com empresas que realizem a análise de risco das operações, para evitar fraudes.
3. Encontre um sistema multicanal, que permita o acompanhamento de todas as operações da empresa, seja no e-commerce ou lojas físicas.
4. Opte por um BackOffice que ofereça a gestão das vitrines da loja e gere relatórios específicos.
5. O gerenciamento automático do frete e a integração com transportadoras – que possibilitam o acompanhamento da entrega – também é imprescindível.
6. A administração dos preços, detalhes dos produtos, imagens, envio de e-mails, também deve ser permitida, para a personalização e eventuais necessidades de alterações.
7. O BackOffice também deve ser capaz de realizar os complexos processos de gestão de armazéns – relacionados ao armazenamento e à transferência dos produtos para o consumidor final.
8. É importante oferecer o controle dos prazos de validade, Anvisa, cartão de presentes, lista de desejos e outros serviços comuns ao comércio eletrônico.
