Pode parecer um bicho de sete cabeças para muita gente, mas produzir um relatório simples, objetivo e direto pode ser consideravelmente tranquilo com essas nossas dicas e sugestões.

Primeiramente, há muitos dados que podem ser extraídos de programas de análises online, como o Google Analytics, entre outros, mas isso não significa que você deve pegar todos esses dados e jogar desordenadamente em uma apresentação ou relatório.

O segredo realmente é separar bem uma coisa da outra. Um relatório satisfatório nem sempre irá ter todos os tipos de informações que são possíveis de serem extraídas.

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Para começar, devemos levar em conta o seguinte questionamento: para quem é esse relatório? Existem dados que simplesmente não interessam em nada determinado departamento, portanto, os relatórios devem contar dados relevantes para quem está lendo.

Os relatórios podem ser para funcionários comuns, os executivos da empresa, gerência de vendas, desenvolvimento técnico, financeiro, desenvolvimento de produtos, tomadores de decisão, presidentes, clientes, etc.

Sabendo quem é o público do seu relatório, agora você pode começar a montá-lo de acordo com cada área. Lembre-se, quanto mais baixo o nível hierárquico dentro da empresa, mais simples os números e as imagens devem ser, além de que deve ser o mais direto possível. Tudo isso deve ser levado em conta pela quantidade de tempo e nível de atenção que cada profissional tem para ler o relatório.

A segunda pergunta que devemos fazer na produção de um relatório é: o que importa para quem vai ler? Pense quais dados e informações realmente são relevantes. Não vai ser tão fácil e simples na primeira vez. Temos a tendência de querer colocar todos os dados que o Google Analytics (ou outro serviço de análise de dados) de uma vez só.

Terceira pergunta: o que você precisa mostrar para quem vai ler? Às vezes, você como analista de métricas, pode adicionar ou acrescentar dados que não foram pedidos como forma de incrementar e oferecer melhores resultados para quem está lendo. Lembrando que não devemos colocar um monte de dados que não são relevantes. Tente fazer um bom equilíbrio.

Esses acréscimos podem ser algo como, “objetivos” para mostrar se os dados estão indo de acordo com o que deve ser alcançado. Outro exemplo são comparativos de benchmarking ou até “conversas”. Alguns relatórios no tópico de conversas não devem apenas apresentar a transcrição do que o cliente e sua empresa manteve contato. Deixe essa parte bem limpa e de fácil entendimento indicando sentimentos pré-estabelecidos ou se a conversa foi positiva ou negativa. Utilize o “over view”, ou a seção de resumo, onde devem ser apresentados os números totais e médias relevantes.

E a última pergunta que devemos fazer é: é possível que as informações desse relatório levem a tomada de ação? Não se assuste, tomadas de decisões não necessariamente devem ser “grandes e complexas”. Essas decisões podem ser: “tudo certo, vamos continuar dessa forma”, “Vamos parar agora, estamos perdendo dinheiro e recursos”, “Precisamos gastar/investir mais”, “Devemos gastar menos”, “Vamos expandir”, etc.

Certamente existem exceções. Para um relatório simples e efetivo, é necessário tirar um pouco de tempo a mais para estudar o que realmente importa e como você deve mostrá-lo para as pessoas certas.

Respondendo essas perguntas em uma folha de papel, você pode começar a montar um modelo em uma tabela do Excel, onde pode manipular com uma facilidade maior os dados. Assim é possível em pouco tempo importar os dados que você precisa e produzir gráficos dinâmicos.

Procure também saber todos os tipos de relatórios, cruzamentos de dados e gráficos que seu serviço de análise pode te oferecer e boa sorte!

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One thought on “Mostrando seus resultados: como fazer um relatório simples

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